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22 février 2011 2 22 /02 /février /2011 21:34

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« L’open space, c’est l’horreur : tout le monde surveille tout le monde, il y a trop de bruit, on ne peut pas se concentrer, on est tout le temps interrompu… » Travailler dans un bureau collectif est mal vécu par ses utilisateurs, qui sont pourtant de plus en plus nombreux. Plus de la moitié des cols blancs occupent aujourd’hui un open space. La cause ? Réduction des coûts et développement du management par projet ont poussé les entreprises à rationaliser l’utilisation de l’espace et à regrouper leurs troupes dans ces fameux «bureaux paysagers.»
Résultat, la surface moyenne par salarié a été divisée par deux en dix ans pour atteindre 16,2 m2 aujourd’hui, d’après une étude Ernst & Young. En fait, la surface occupée par salarié en open space oscille plutôt autour de 8 à 9 m2.
Ces nouvelles configurations bouleversent les notions de territoire, de reconnaissance hiérarchique et bien sûr de management. « L’espace ouvert oblige à la culture du changement, affirme Gérard Pinot, architecte et cofondateur de l’agence Génie des Lieux, un des rares cabinets de conseil en management par l’espace. Une des premières motivations des entreprises qui choisissent de passer en open space est de casser les structures de baronnies qui s’y sont établies au fil des années. L’espace ouvert fige moins les territoires. » Et les premiers touchés sont les cadres intermédiaires. Remis en cause dans leurs statut spatial, ils opposent parfois une résistance farouche aux plateaux ouverts car ils se retrouvent exposés au regard de leurs collaborateurs et de leurs supérieurs qui, eux, ont pour la plupart conservé leur bureau cloisonné… Il est vrai que les avantages de l’open space vantés par les architectes qui les conçoivent se transforment parfois en inconvénients par ceux qui les pratiquent.



Ainsi, quand les murs et les portes disparaissent, les managers sont censés évaluer plus facilement le travail de leurs collaborateurs. « L’open space répond au besoin des entreprises de savoir ce que font réellement leurs salariés, admet Richard Galland, PDG de Majorelle. Dans un bureau clos, impossible de savoir ce qui se passe derrière l’ordinateur. » En open space, difficile de se cacher derrière son écran ! « Si un des gars a du temps libre pour surfer sur le Net, par exemple, c’est que j’ai mal fait mon boulot. Cela fait partie de mon rôle de manager de répartir le travail, relève un responsable trafic d’une société de prépresse, qui partage un bureau avec vingt-trois autres personnes. C’est vrai qu’avec l’open space, je sais immédiatement si un collaborateur est prêt à attaquer un nouveau dossier. » Une proximité pratique pour le manager, certes, mais qui peut entraîner une impression de surveillance rapprochée pour ses n-1, aggravée par la promiscuité… Attention à ne pas adopter un comportement tyrannique de petit chef à l’affût de la moindre erreur de ses subordonnés !
L’ambiance ne doit pas tourner à l’univers carcéral. Le pire : aborder une question confidentielle ou remonter les bretelles de quelqu’un au beau milieu du plateau ouvert. « Parmi les points de vigilance absolus, un manager en open space doit garder à l’esprit la discrétion, recommande le DRH de l’agence de communication Altavia. Le recadrage d’un collaborateur ou le traitement d’un point sensible ne se fait pas sur un coin du bureau. »

Un autre élément peut devenir extrêmement préjudiciable au travail en espace ouvert : le bruit. Il arrive en tête des nuisances, toutes catégories de salariés confondues. « Entre ceux qui cèdent à la tentation de ne plus se lever et qui crient d’un bureau à l’autre, et les coups de téléphone, ont a parfois du mal à se concentrer, admet  un directeur d’ Ikéa, dont le bureau est situé face à celui d’un autre manager, au cœur d’un plateau semi-cloisonné d’une trentaine de personnes. On a l’impression de prendre plus de temps que d’habitude pour effectuer le même travail. » Un inconvénient contre lequel il n’y a pas grand-chose à faire au niveau technique...

Qu’il soit chef de service ou de département, le manager en open space doit donc assumer, en plus de ses fonctions d’encadrement, le rôle plus délicat de régulateur des relations humaines... « Il faut savoir poser des limites parfois très personnelles comme une façon de parler trop agressive ou même une odeur trop forte qui indispose tout le monde », témoigne un cadre encore gêné par le souvenir de son intervention. « Il faut accepter qu’une personne « pète les plombs » de temps en temps. «Ca se passe souvent en fin d’après-midi, surtout si la personne sait qu’elle travaillera tard ou bien la veille du week-end ou des vacances. »

La simplicité de contact favorise la communication mais place les managers à la merci de salariés qui confondent rapidement proximité et disponibilité. L’interruption systématique constitue un parasitage que certains jugent encore plus gênant que le bruit ambiant. « Une question, oui. Deux, pourquoi pas ? A la troisième je demande gentiment à la personne de grouper ses questions et de revenir plus tard ! Le pire, ce sont ceux qui se collent à l’extrémité du bureau et qui attendent que je lève le nez » se plaint un manager.
Et si votre entreprise projette d’abattre les cloisons pour mettre en place des bureaux ouverts, sachez que cela nécessite une vraie politique de conduite du changement. L’open space représente en effet une prise de risque pour l’entreprise. « Le passage des bureaux cloisonnés à l’espace ouvert sera plus ou moins bien vécu en fonction du niveau d’implication des usagers », explique l’architecte Gérard Pinot. Le projet doit être encadré et soutenu par le sommet de la hiérarchie, accepté et coopté par les managers et enfin, expliqué aux salariés. Car si l’open space est normatif, il nécessite une responsabilisation individuelle, une ouverture d’esprit et un minimum de savoir vivre… Sans ces efforts de la part des utilisateurs, la mise en place d’un open space peut vite tourner au cauchemar, voire atteindre l’effet inverse de celui recherché en gênant le travail d’équipe au lieu de le favoriser. Au grand dam des concepteurs de bureaux et autres « space planners » !

Les dix règles de la survie en open space
1- Un bureau à une place planquée tu choisiras, dans un angle ou encore mieux dos au mur.
2- Des cloisons plus hautes de quelques centimètres tu utiliseras, pour te protéger des regards inquisiteurs.
3- Elles te sont refusées par la direction ? Des plantes tu poseras sur les meubles de rangement qui séparent les bureaux. Ou un bambou tu adopteras : ils poussent très vite.
4- Les espaces d’isolement ou une salle de réunion proche de ton bureau, tu t’approprias. En la réservant systématiquement tous les matins de 10 heures à midi.
5- Le « kit de survie en open space » tu te procureras. Inventé par l’Américain Chris Ryan, il contient des boules Quies contre le bruit, une pince à linge contre les mauvaises odeurs, un rétroviseur pour voir derrière ton dos, un poster représentant une vue sur la rue pour créer une fausse fenêtre et un panneau qui affiche « je passerai » d’un côté et « revenez plus tard » de l’autre.
6 - Ton ordinateur portable tu emporteras, pour travailler tes dossiers au calme, à la maison ou dans un cybercafé doté du wi-fi.
7 - Tes rendez-vous tu fixeras à l’extérieur de l’entreprise, chez le client ou dans ce bistro tranquille au coin de la rue.
 

8 - Tes notes de frais tu te feras rembourser, pour payer les réunions informelles avec ton équipe dans ce même bistro.
9 - Une hausse de salaire tu négocieras, comme dans ces entreprises britanniques où la direction a répercuté sur le salaire de ses cadres supérieurs la baisse des frais généraux liés à l’open space.
10 - Une promotion tu demanderas, pour pouvoir disposer, toi aussi, un jour d’un bureau plus calme…

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Published by Super consultant
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commentaires

valére 23/04/2015 17:29

Certaines méthodes de management, et l’open space et les bureaux partagés en font partie, provoquent des risques psychosociaux en augmentation, qui nuisent à la fois à la santé des employés de bureau et à l’efficacité de l’entreprise. voir : La prévention des risques professionnels des employés de bureau : http://www.officiel-prevention.com/protections-collectives-organisation-ergonomie/ergonomie-au-poste-de-travail/detail_dossier_CHSCT.php?rub=38&ssrub=164&dossid=458

playlist pour travailler 15/11/2013 17:22

contre le bruit en open space les écouteurs sont indispensables !

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